Prawnicy są często krytykowani za brak komunikatywności. Zarzuca nam się posługiwanie "prawniczym bełkotem", który utrudnia zrozumienie tematu. Ale jak unikać fachowych pojęć, czy też komplikujących sprawę szczegółów? Czy ważniejsze jest, aby klient dobrze zrozumiał sedno sprawy, czy może jednak profesjonalizm wymaga przedstawienia mu wszystkich wariantów możliwych wydarzeń? Znalezienie złotego środka jest oczywiście bardzo trudne. Każdy klient jest inny i praktycznie dla każdego naszego rozmówcy powinniśmy starać się dobrać sposób przekazu do jego indywidualnych predyspozycji. Jednak uważam, że są pewne stałe i sprawdzone metody, które pozwalają na pewną standaryzację i bardzo pomagają w lepszej komunikacji z klientem.
Po pierwsze, dla bardziej skomplikowanych tematów warto przygotować wcześniej pisemne materiały, które klient będzie mógł zabrać ze sobą po spotkaniu. To pomaga utrwalić omawiane zagadnienie, a ponadto pozwala uniknąć nieporozumień. Nie chodzi mi oczywiście o rozbudowane "wypracowania", ale o skrótowe podsumowanie najważniejszych zagadnień i wniosków.
Po drugie, warto odwoływać się do graficznego obrazowania zagadnienia. Niezależnie od tego, czy omawiamy sprawę spadkową czy przepływy finansowe w strategii podatkowej, warto za pomocą prostego diagramu i kilku strzałek "pokazać" klientowi o czym rozmawiamy. Niezależnie czy posługujemy się tablicą czy po prostu kartką papieru, to na prawdę bardzo pomagamy naszemu rozmówcy w złapaniu tematu. Kiedy przeskakujemy lub cofamy się pomiędzy zagadnieniami, wskazanie markerem w jakim obecnie jesteśmy miejscu rozmowy szalenie ułatwia segregację zagadnień. Już na wczesnym etapie mojej pracy zauważyłem, jak ważne dla klientów były te nasze wspólne "bazgroły". Niejedna notatka czy diagram sporządzony w potrzebie chwili był przez klientów pieczołowicie zabezpieczany dla lepszego utrwalenia konkluzji naszego spotkania. Dlatego zamiast wydawać klientom "bazgroły" powstałe w ferworze spotkania, może warto wcześniej poświecić trochę czasu na przygotowanie diagramu/grafiki i małej notki na papierze firmowym? Sporządzone materiały możemy w większości wykorzystywać wielokrotnie (stopniowo zmniejszając nasz nakład pracy), a efektywność udzielanych porad zdecydowanie wzrasta.
Dzisiaj nie wyobrażam sobie omawiania z klientem procedury przekształcenia w Sp. z o.o. & Co Spółkę komandytową bez przygotowania odpowiednich materiałów. Klient zawsze otrzymuje odpowiedni diagram, ilustrujący strukturę "osobową" docelowej spółki, z odpowiednimi komentarzami wskazującymi na role poszczególnych osób i główne cechy tej formy optymalizacji podatkowej.
Jeżeli nie chcemy, żeby nasza porada była jedynie ulotną pogawędką (a w konsekwencji nasz kontakt z klientem równie nietrwały), to włóżmy trochę pracy w przygotowanie materialnego efektu naszego spotkania. A Wy szanowni klienci oczekujcie pisemnego potwierdzenia stanowiska waszego doradcy. Wiem, że często budzi to popłoch;-) ale może to jest właśnie znak, że wasz prawnik nie jest do końca przekonany do tego co mówi? A jeżeli po czasie okazuje się, że nie do końca tak samo zrozumieliście wasze wspólne ustalenia, to wcale nie znaczy, że z Waszą percepcją jest coś nie tak - może to jednak informacja była źle zaserwowana?
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz